Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией: организация секретарского обслуживания в свете внедрения профстандартов

г. санкт-петербург
Открытая дата
курс
3 дня (30 часов)
28 400


Уважаемые Дамы и Господа!

Приглашаем Вас принять участие в Курсе повышения квалификации
«Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией: организация секретарского обслуживания в свете внедрения профстандартов»
Приглашаются:
    • Помощники руководителей, офис-менеджеры.
    • Сотрудники секретариата, административных подразделений, общего отдела, организационно-методического отдела.
    • Все заинтересованные лица.
Цель курса :
    • Актуализация профессиональных знаний, умений и навыков специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организации в рамках требований профстандартов.
    • Освоить умения и навыки реализации организационного обеспечения деятельности организации.
    • Актуализировать умения и навыки работы с документацией организации.
    • Освоить умения и навыки информационно-аналитической и организационно-административной поддержки деятельности руководителя организации.
В стоимость обучения входит:
  • Методический материал, две кофе-паузы.
По окончании обучения выдается:
  • Удостоверение о повышении квалификации в объёме 30 часов
В нашем центре предусмотрена гибкая система скидок:
  • При регистрации на нашем сайте всем новым клиентам предоставляется скидка в размере 5%
  • Зарегистрируйтесь и оплатите обучение за 30 дней до начала обучения и получите скидку 10%
  • При участии 2-х специалистов и более от одной организации предоставляется скидка в размере 15%
Оказывается помощь в бронировании гостиниц
Программа курса:

1. Роль секретаря в структуре управления. Категории секретарей и требования, предъявляемые к ним в свете требований профстандарта

  • Роль и место секретаря в структуре управления.
  • Организационное и информационно-документационное обслуживание-главные функции секретаря.
  • Категории секретарей, классификация должности по степени профессионализма и компетентности.
  • Квалификационные и профессиональные требования к различным категориям.
  • Направления и виды получения дополнительного образования секретаря.

2. Формирование должностных инструкций секретарей различных категорий

  • Должностная инструкция как описание должностных обязанностей и прав секретарей различных категорий.
  • Виды должностных инструкций: примерные, типовые и индивидуальные.
  • Структура, наименование и содержание основных разделов должностных инструкций.
  • Правила разработки и утверждения инструкции.

3. Профессиональные и психолого-личностные качества секретаря

  • Деловые качества секретаря: профессиональные навыки, организаторские качества, умение работать в команде, ответственность и надежность, инициативность, пунктуальность, исполнительность, преданность фирме, умение работать со сведениями конфиденциального характера.
  • Личностные качества секретаря: коммуникабельность, стрессоустойчивость, привлекательный внешний вид, доброжелательность, любознательность.
  • Влияние деловых и профессиональных качеств на работу и карьеру секретаря.

4. Организация приёма посетителей

  • Категории посетителей: сотрудники организации, сотрудники других организаций, посетители по личным вопросам.
  • Определение срочности и первоочерёдности приёма.
  • Технология организации приёма: запись, представление руководству, перенос приёма и т.д.
  • Значение личного приёма граждан руководителем.
  • Определение места и времени приёма.
  • Встреча граждан. Ведение журнала приёма.

5. Работа с письменными обращениями граждан

  • Составление аналитической справки.
  • Назначение и форма регистрационно-контрольной карточки.
  • Виды обращений граждан.
  • Нормативно-методические акты, определяющие порядок работы с этой категорией документов.
  • Особенности технологии работы с письменными обращениями: приём и первичная обработка, контроль сроков исполнения, информационно-справочная работа по обращениям с использованием традиционной и компьютерной технологии. Формирование дел.
  • Сроки хранения обращений.
  • Анализ поступивших обращений и контроль принятия решений по письменным обращениям.

6. Основные требования к ведению телефонных переговоров

  • Виды телефонных переговоров.
  • Основные правила служебного телефонного общения.
  • Фильтрация (сортировка) телефонных звонков руководителю.
  • Запись телефонных сообщений.
  • Приём и передача телефонограмм.
  • Типовой формуляр телефонограммы.

7. Виды управленческих документов: организационные, распорядительные, информационно-справочные

  • Виды организационных и нормативно-методических документов организации: учредительный договор устав, положение о предприятии и его структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции по организации делопроизводства.
  • Состав распорядительных документов организации: приказы, распоряжения, решения, указания, постановления.
  • Виды информационно-справочных документов на предприятии: акты, справки, заявления, служебные записки и др.

8. Обработка поступающих и отправляемых документов. Порядок работы с внутренними документами. Правила составления, оформления и обработки служебной корреспонденции

  • Этапы обработки входящих документов: приём документов, проверка правильности адресования и приложений.
  • Первичная обработка, разметка, регистрация, рассмотрение документов руководством, направление на исполнение, контроль исполнения, исполнение документов, подшивка документов в дела. Процедура обработки исходящей информации: проверка правильности оформления проекта документа, согласование проекта документа, подписание (или утверждение) документа руководителем, регистрация документа, отправка документа адресату, оформление копии документа и подшивка его в дела.
  • Подготовка и оформление проекта документа, согласование проекта документа, подписание (или утверждение) документа руководителем, регистрация документа, передача документа исполнителю, отметка об исполнении, подшивка исполненного документа в дело.
  • Назначение деловой корреспонденции, её виды.
  • Правила оформления делового письма, классификация писем. Реквизиты бланка письма.
  • Конкуренты делового письма: телеграмма, телефонограмма, телефакс, электронное сообщение.
  • Регистрация служебной корреспонденции.
  • Конфиденциальность служебного письма.

9. Регистрация и контроль исполнения документов. Формирование дел, организация их хранения и информационно-справочной работы с документами

  • Запись данных о документе в журнале, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
  • Сроки исполнения документов.
  • Группы регистрации документов.
  • Состав регистрационного номера.
  • Содержание граф журнала регистрации документов. Распространённые ошибки при регистрации документов.
  • Составление номенклатуры дел.
  • Формирование и оперативное хранение дел.
  • Сроки хранения документов на предприятии. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.
  • Работа экспертной комиссии.
  • Порядок установления сроков хранения дел.
  • Перечень документов, передаваемых в архив и порядок их оформления.

10. Организация рабочего дня руководителя

  • Основы и принципы организации и планирования рабочего времени руководителя.
  • Технология управления временем: постановка целей и задач, краткосрочное и ежедневное планирование, анализ использованного времени и оценка эффективности планирования.
  • Классификация мероприятия в зависимости от важности и срочности. Табличная форма фиксации и представления руководителю планируемых мероприятий. Роль ежедневных докладов.
  • Современные офисные технологии электронных коммуникаций.
  • Особенности подготовки деловых встреч и переговоров руководителя. Правила ведения деловой беседы. Особенности организации заседаний коллегиальных органов. Документирование совещаний и заседаний. Порядок составления, оформления и хранения протоколов. Особенности документирования заседаний постоянно действующих коллегиальных органов. Правила оформления выписки из протокола. Передача информации в письменной и устной форме, лично и по телефону.
  • Роль секретаря в организации командировок руководителя.
  • Подготовка проекта приказа о командировке.
  • Выписка командировочного удостоверения.
  • Составление программы командировки, подготовка и подбор документов.
  • Обработка материалов командировки.
  • Регистрация командировочных удостоверений.

11. Подготовка и обслуживание совещаний. Организационно-технические мероприятия по подготовке совещаний. Порядок документирования совещаний

  • Роль секретаря в обслуживании совещаний.
  • Регистрация участников, её цели.
  • Виды совещаний.
  • Роль секретаря во время проведения совещания.
  • Порядок документирования совещания: стенограмма, фонограмма, видеозапись, протокол.
  • Требования к ведению и оформлению протокола.
  • Организационно-технические мероприятия по подготовке совещаний. Подготовка видеоконференций.

12. Законодательная и нормативная правовая база, регламентирующая работу секретаря

  • Гражданский кодекс, Трудовой кодекс, Федеральные законы, Указы Президента и Постановления Правительства, нормативные документы федеральных органов исполнительной власти, Унифицированные системы документации, стандарты в сфере информации и документационного обеспечения управления. Их значение в организации работы по документационному обслуживанию управленческой деятельности.
  • Использование законодательной и нормативно-методической базы, образцов документов справочно-правовых систем «Гарант», «Консультант Плюс Деловые бумаги» и др.
  • Разработка нормативных локальных документов предприятия, регламентирующих работу с официальными документами.

13. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

  • Работа с текстами управленческих документов при составлении обзорных документов (докладов, отчетов, выступлений руководителя).
  • Конфиденциальные сведения.
  • Подготовка текста, редактирование, согласование.
  • Работа по сбору информации, ее целевое назначение, способы получения, обработки и хранения.
  • Особенности работы с ведомственными изданиями, публикациями в прессе, специальной литературой.

14. Технические функции секретаря

  • Функции секретаря по обеспечению безопасности информации при работе с документами в приемной (документирование, учет документов, движение документов, их хранение). Печать, тиражирование и копирование документов, прием и передача факсов, получение и отправка корреспонденции. Правила передача документов внутри организации.
  • Обеспечение порядка на рабочих местах руководителя, секретаря, в приемной (проверка средств связи, сигнализации, оргтехники). Выполнение поручений руководителя. Сервисные функции-организация кофе-паузы, фуршета, приемов.

15. Деловые и личностные качества секретаря. Этика секретаря

  • Инициативность, организованность, ответственность, пунктуальность, информированность-основные деловые качества секретаря. Формирование компетентности. Доброжелательность, скромность, аккуратность, трудолюбие, эмоциональная уравновешенность-важнейшие личностные качества, необходимые в работе секретаря.
  • Базовые знания секретаря-референта-компьютер, делопроизводство, машинопись, иностранный язык. Профессиональные знания и навыки. Квалификационные требования к секретарям различных категорий.
  • Понятия «этикет», «этика», «служебный этикет». Этические основы взаимоотношений между руководителем и секретарем. Служебная субординация. Деловое общение, его основные виды-общение с руководителем, с посетителями, сотрудниками, почетными посетителями. Мимика, интонация, эмоциональная окраска голоса в деловом общении. Деловой разговор, деловая беседа. Телефонный этикет. Речевой этикет, стиль общения в устной беседе. Визитные карточки и правила их использования. Подарки деловому партнеру, коллеге, руководителю. Конфликты на работе, поведение секретаря в конфликтных ситуациях. Внешний вид секретаря-одежда на службе, деловой стиль, макияж.


* * *

Записаться на мероприятие:

Фамилия, Имя, Отчество:
Телефон:
E-mail:
Дата начала занятий:
Количество участников:
Реквизиты для оформления договора:
Откуда Вы о нас узнали:
Промокод:

*Нажимая кнопку, вы соглашаетесь, что ваша информация будет использована в соответствии с Политикой конфиденциальности, и даете свое согласие на обработку персональных данных.